Evenement organiseren

Bij het organiseren van een evenement (bv. buurtfeest, fuif, wielerwedstrijd of een andere activiteit) komt er heel wat kijken. Zo moet je als organisator rekening houden met bepaalde voorwaarden en verplichtingen en heb je vaak een vergunning nodig.

Wanneer moet je een evenement aanvragen?

Of je een evenement al dan niet moet aanvragen, hangt af van de aard, omvang en locatie van het evenement.

Hieronder een overzicht van enkele situaties wanneer een toelating nodig is:

Publieke ruimte

Je hebt toelating nodig:

• Als het evenement plaatsvindt in een openbare ruimte (zoals een plein, park, straat of publieke zaal);
• Voor het gebruik van gemeentelijke voorzieningen (zoals bv. elektriciteitsaansluitingen of toiletten);
• Als het evenement plaatsvindt op privédomein maar openstaat voor iedereen (dus geen evenement op uitnodiging maar een openbaar evenement).

De nodige toelatingen dienen 3 maanden vóór de activiteit aangevraagd te worden via onderstaande documenten:

• Veiligheidsdossier evenement
  • Niet-goedgekeurde locatie of openlucht
  • Goedgekeurde locatie
• Aanvraagformulier machtiging schenken sterke dranken (indien van toepassing)
• Aanvraagformulier tijdelijke bewegwijzering en publiciteit (indien van toepassing)

Verkeersmaatregelen

Je hebt toelating nodig:

• Bij het afsluiten van bepaalde straten of parkeerplaatsen;
• Wanneer verkeersomleidingen of parkeervoorzieningen nodig zijn.

De nodige toelatingen dienen 3 maanden vóór de activiteit aangevraagd te worden via mail naar vrijetijd@nieuwerkerken.be.

Geluidsoverlast

Evenementen met geluidsoverschrijding luider dan 85 dB_{Aeq15 min} in openlucht, een tent, een lokaal of een zaal moeten aangevraagd worden.

Een aanvraag voor een afwijking van de geluidsnormen dient 1 maand vóór de activiteit aangevraagd te worden. Je vult hiervoor het aanvraagformulier afwijking geluidsnormen in.

Veiligheid

Je hebt toelating nodig:

• Als er risico's zijn (zoals bij evenementen met veel bezoekers, springkastelen, of andere attracties);
• Wanneer EHBO, beveiliging of andere maatregelen nodig zijn.

Je vult hiervoor het aanvraagformulier toestemming uitvoeren bewakingsactiviteiten in.

Speciale activiteiten

Je hebt toelating nodig:

• Als er optredens, tenten of podia worden opgezet;
• Bij sportevenementen, optochten, of publieke demonstraties.

Je vult hiervoor, afhankelijk van de activiteit, onderstaande documenten in:

• Aanvraagformulier kampvuur
• Aanvraagformulier kampplaats met kampvuur
• Aanvraagformulier kienspel

Hoe wordt je aanvraag voor een evenement verwerkt?

De dienst vrije tijd neemt alle aanvragen in ontvangst, vraagt de nodige adviezen aan bij de externe diensten (politie, brandweer, wegen en verkeer) en verzamelt de vergunningen afgeleverd door de verschillende gemeentelijke diensten.

Wanneer de aanvraag verwerkt en in orde is, bezorgt de dienst vrije tijd de uiteindelijke goedkeuring van het gemeentebestuur aan de organisator.

Hoe kan ik de nodige toelatingen aanvragen?

De aanvraagdocumenten voor de toelatingen vind je hieronder terug.

De ingevulde documenten worden minstens 3 maanden voor de activiteit bezorgd aan de dienst vrije tijd via vrijetijd@nieuwerkerken.be.